Come la NYU Langone ha resistito a un'interruzione catastrofica della sua catena di fornitura per garantire la sicurezza del personale e dei pazienti

Cura del paziente

Rivista NYU Langone Health, Rivista NYU Langone Health Autunno 2020

Per garantire che i DPI, come questo respiratore N95 indossato da Nina Sacks, RN, soddisfino gli standard di qualità e sicurezza, i prodotti vengono ispezionati dai Dipartimenti di prevenzione e controllo delle infezioni e di salute e sicurezza ambientale prima di essere distribuiti.

Foto: Jonathan Kozowyk

B A metà gennaio 2020, quando il mondo apprese che un misterioso virus stava iniziando a sopraffare Wuhan, in Cina, la leadership della NYU Langone Health riconobbe che la minaccia era doppia. Alla fine, il virus potrebbe arrivare a New York City e, se lo facesse, quantità sufficienti di dispositivi di protezione individuale, o DPI, necessari per proteggere i pazienti e i lavoratori in prima linea potrebbero non farlo. Con il 70% dei DPI mondiali prodotti a Wuhan, le carenze critiche derivanti da interruzioni o ritardi potrebbero rivelarsi pericolose quanto il virus stesso.

La sfida di gestire un inventario di DPI spetta al Supply Chain Management, il cui personale di oltre 400 persone è stato chiamato a procurarsi, procurarsi, distribuire e rifornire gli articoli sempre più scarsi a un ritmo sempre più rapido. Jacquelyn Marcus, vicepresidente per Supply Chain Management, entrata alla NYU Langone nel 2019, ha una vasta esperienza nei beni di consumo confezionati, dove la diversificazione delle fonti riduce al minimo le interruzioni del servizio. Tuttavia, apprese presto che per decenni gli ospedali avevano utilizzato un modello molto diverso. Invece di accumulare scorte, tendono a ordinare la merce tramite un unico distributore per consegne just-in-time e utilizzo immediato.

La malattia da coronavirus (COVID-19) ha capovolto questo modello praticamente da un giorno all’altro, creando un’insaziabile domanda globale di protezioni cliniche come respiratori N95, visiere e camici isolanti. Normalmente, la catena di fornitura acquista il 99,8% dei suoi DPI tramite 1 distributore medico. Ma la pandemia ha imposto severe restrizioni agli ospedali in base al loro storico utilizzo delle forniture. Con la quota assegnata dal distributore scesa al 9,25% la scorsa primavera, la Supply Chain ha dovuto individuare altre fonti. Veloce. "Non esisteva una tabella di marcia per questo", afferma Marcus.

Riconoscendo già a gennaio che le interruzioni delle forniture avrebbero messo a repentaglio la sicurezza dei pazienti e del personale, Daniel J. Widawsky, vicepresidente esecutivo e vicepreside e direttore finanziario, aveva una domanda chiave a Mark Pollard, vicepresidente per le operazioni ospedaliere: “Quali sono i principali 12 cose che saranno più richieste? I leader clinici hanno identificato elementi essenziali come guanti da esame, liquidi per via endovenosa (IV), cateteri e salviette disinfettanti. "Senza salviette, ad esempio, gli spazi clinici non possono funzionare", osserva Marcus. "Abbiamo esaminato circa 120 articoli diversi e abbiamo effettuato alcuni acquisti proattivi che ci hanno messo in una posizione molto migliore."

Con l'aumento del numero dei casi la scorsa primavera, Marcus e il suo team hanno dovuto trovare fornitori che soddisfacessero non solo i requisiti della Food and Drug Administration (FDA) statunitense, ma anche le specifiche di qualità della NYU Langone, poiché DPI scadenti e contraffatti hanno iniziato a inondare il mercato. "Abbiamo estratto prodotti da ogni angolo della Terra", afferma Widawsky. “Eravamo sempre un passo avanti, guardavamo sempre dietro l’angolo. Si trattava di agilità, esecuzione e muscoli. Scegliendo strategicamente i fornitori e distribuendo gli ordini, spiega Marcus, la supply chain "non era costretta a mettere tutte le uova nello stesso paniere". Prima che i prodotti fossero distribuiti, sono stati ispezionati dai servizi di prevenzione e controllo delle infezioni e di salute e sicurezza ambientale. "Non volevamo compromettere la sicurezza", afferma Marcus.

Molte delle lezioni apprese stanno guidando il team di gestione della Supply Chain nel rimodellare la propria strategia a lungo termine. "Abbiamo lavorato molto duramente per trovare fabbriche al di fuori della Cina", afferma Marcus, "quindi il nostro panorama ora include più fonti". In collaborazione con lo sviluppo e le strutture immobiliari, Supply Chain ha triplicato la propria capacità di magazzino portandola a 150.000 piedi quadrati, consentendo di immagazzinare da 3 a 6 mesi di forniture critiche. Se necessario, i DPI possono essere trasportati nei nostri ospedali lo stesso giorno in cui sono necessari. Nel complesso, la Supply Chain ha ricevuto più di 1.500 lead per i prodotti, ma solo 34 sono stati tagliati. "Non abbiamo avuto forniture fraudolente e non abbiamo avuto problemi di qualità o sicurezza", afferma Marcus, "e questo è qualcosa di cui siamo tutti davvero orgogliosi".